結婚式が終わったら二次会！というのがよくある流れですね。披露宴に出席できなかった知人や友人たちと和気あいあい、涙あり笑いあり、ゲームやサプライズがあったりなど盛り上がるタイプのお祝いの席です。しかし、この席をつくり上げるのは新郎新婦や式場ではなく頼まれた幹事の仕事となります。出席するだけなら気楽ですが、一から作るとなると責任重大！しかも何から手をつけていいか、呆然としてしまうことでしょう。そこで、今回は二次会の幹事を頼まれたらこうしよう!結婚式二次会幹事マニュアルを作成しました。どうしたらいいのか困っている幹事さん必見！ぜひ、参考にしてください。
結婚式二次会幹事を頼まれたら何をするの？
二次会の幹事を頼まれたらおおまかに7つのステップが必要です。頼まれてから本番までは4ヶ月ほどの猶予があるのが一般的ですが、まだ先だと思っているとあっという間に期限が迫ってきます。無理のないスケジュールを立て、余裕を持って臨みましょう。
- 新郎新婦と打ち合わせをして希望をヒアリング
- 会場を決めて打ち合わせをする
- コンセプトとおおまかな流れを作成
- 参加者への通知と出席確認
- 余興やゲームの予定を立てる
- 進行表を作成
- 当日の運営
- 新郎新婦と打ち合わせをして希望をヒアリングとは？
新郎新婦との打ち合わせとは、会場の希望やゲストの選定、予算についてや、希望の演出、乾杯や挨拶の有無などです。特に予算については聞きにくいことですが、しっかりと聞いておかないと後々トラブルの元になります。予算の中には、会場費や新郎新婦の衣装代、余興やゲームの備品や景品など二次会の内容によってさまざまなので、計画が進み変更があるごとに確認するなど徹底することをおすすめします。また、幹事の仕事は多岐に渡り社会人であればかなり多忙になることが予想されます。出来れば数人でチームを組んで役割分担をするのが最善といえるでしょう。 - 会場を決めて打ち合わせをする
新郎新婦の希望や周囲の評判などからふさわしい会場を選定し、もし可能なら新郎新婦も同席できる日を選びましょう。打ち合わせで確認することは、料金形態や支払い方法、ウエルカムドリンクのタイミングや喫煙所などについてで、凝った演出を考えている場合には特に注意して使用できる機材について確認する必要があります。 - コンセプトとおおまかな流れを作成
コンセプトを決めておくとそれに沿って流れを決めていくことができ、まとまりのある仕上がりになります。例えば同級生が多いなら「プチ同窓会」をコンセプトに当時流行っていたゲームや余興をまとめていく、といった具合です。 - 参加者への通知と出席確認
参加者への通知も幹事の仕事です。新郎新婦からリストを貰い通知をだしますが、最近ではメールでのお知らせも主流になっています。丁寧に行いたいという希望があるなら招待状の作成もいいですが、印刷も予算に組み込む必要があるため予算と相談しながら決定するといいでしょう。通知する項目としては、日時、会場、会費、ドレスコード、出欠の締め切り日、連絡先です。最近では無料で使えるウエブ招待状もあるので活用するのもいいですね。 - 余興やゲームの予定を立てる
基本的に、みんなが楽しめて幸せな時間を共有できるものがいいでしょう。下ネタ系や人を貶めるもの、一部の人にしか伝わらないものはおすすめできません。よく見かけるのは、ビンゴやクイズ、スライドやケーキカットなどですね。歌やマジックなど一人が披露するものもいいですが、クイズをチーム戦にするなど会場全体が参加できるような余興もおすすめです。また、会場によってさまざまですが、ダンスや生演奏がある場合は機材や照明の使い方などをよく打ち合わせしておく必要があります。更に、会場全体から見えるようにステージの設置やテーブルの配置を考えることも大切ですね。 - 進行表を作成
会場の使用時間は限られており、搬入から撤収までの時間を加味して予定を立てなければなりません。なんとなくや大体で進めることは危険なので、進行表を作成しましょう。余興やゲストのお見送りは思った以上に時間がかかることもあるため、余裕を持ったスケジュールを立てることが大切です。 - 当日の運営
ついにここまでやって来ました！当日はタイムキーパーや会計、役割分担によっては受付や、写真係、音響や照明といった雑務をこなすためゆっくりと二次会を楽しむ余裕はありません。最後まで気を抜かず、運営をやり遂げましょう！
幹事のメリット・デメリット
幹事を引き受けたことで、準備から当日まで多忙な時間を過ごすことになるデメリットがあります。しかし、その反面成功した時の達成感は一入で、幹事をきっかけに彼女ができたという話も聞かれます。また、当日の会費は無料で新郎新婦からお礼を頂くメリットもあるので、演出が好きといった方にはおすすめです。
